Jumat, Juli 05, 2013
10
MATERI 4

Pengertian Siklus Pengeluaran Expenditure Cycle (Menurut Marshall B Roomney): Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, h266), siklus pengeluaran (expenditure cycle) meliputi aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan proses perolehan barang dan jasa yang digunakan perusahaan dalam rangka menjalankan operasi bisnisnya, perolehan personel, dan perolehan aset dan peralatan. Siklus pengeluaran meliputi aktivitas seleksi vendor, aktivitas permintaan barang, aktivitas pembelian, aktivitas penerimaan, utang usaha dan akuntansi penggajian.
Dengan demikian, siklus pengeluaran (expenditure cycle) merupakan siklus transaksi akuntansi yang melibatkan proses pembelian, proses penerimaan barang,proses pencatatan timbulnya utang usaha, dan proses pengeluaran kas dalam rangka pembayaran atas utang usaha.
SUMBER       : MAKALAH JADI SIA KELOMPOK 6 FE UNJ & http://jurnalakuntansikeuangan.com
Ø  Ordering goods, supplies and services (memesan barang , persediaan, dan jasa)
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.418-423) dapat disimpulkan bahwa, kegiatan  siklus  pengeluaran  dimulai  dari pemesanan  barang  kepada  supplier. aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

Ø  Receiving and storing goods, supplies and services (Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa)
Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report). Pada tahap ini, ketika barang dikirimkan oleh supplier, unit penerimaan barang akan melakukan pengecekan pada barang yang dikirim oleh supplier, meliputi: apakah kuantitas barang yang dikirimkan telah benar sesuai dengan purchase order; apakah ada barang rusak yang diterima; dan apakah barang yang diterima sesuai kualitas dan spesifikasinya pemesanan. Penerimaan barang yang tepat akan mempengaruhi ketepatan update atas persediaan dan utang yang harus dibayar.

Ø  Paying for goods, supplies and services
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. Dengan kata lain aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan proses pembayaran kepada supplier.
SUMBER      : ajeng17.blogspot.com & http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis
a. Mengecek ketersediaan persediaan di gudang
Pengecekan ketersediaan harang di gudang apakah masih ada secara kualitas maupun kuantitas dan sesuai yang dibutuhkan oleh calon customer atau tidak.
b. Menerima permintaan pembelian
Permintaan pembelian muncul ketika bagian pengendali persediaan atau adanya karyawan departemen tertentu menyadari bahwa persediaan barang yang dibutuhkannya telah mencapai titik minimum. Kebutuhan akan adanya pembelian barang ke supplier akan dicatat, dalam purcbase requisition. Purchase requisition berisi informasi mengenai pihak yang mengajukan permintaan pembelian, spesifikasi bagian yang membutuhkan dan tanggal dibutuhkan, identifikasi jumlab kuantitas dan detail barang yang dibutuhkan, bisa juga merekomendasikan supplier dan informasi harga yang diinginkan.

c. Pembuatan purchase orders
Tahap ini dimulai dengan proses pemilihan supplier. Dalam proses pemilihan supplier ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, bukan hanya harga murah dan kuantitas.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan antara lain : harga, kualitas bahan baku, dan konsistensi supplier dalam hal pengiriman tepat waktu dan jumlah yang tepat. Setelah itu pesanan pembelian kepada supplier dicatat dalam purchase order berisi sejumlah informasi mengenai nama supplier dan purchasing staff, pesanan dan tanggal barang harus dikirimkan, lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang dipesan. Blanket purchase order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada tingkat harga yang telah ditentukan dan supplier tertentu dalam jangka waktu tertentu biasanya .setahun, Kegunaan blanket purchase order ini adalah untuk mengurangi resik:o ketidakmampuan supplier menyediakan barang yang diperlukan dan membantu supplier merencanakan kapasitas barang yang dimiliki dan pengiriman barangnya.
SUMBER`: http://jurnalakuntansikeuangan.com & thesis.binus.ac.id/Doc/Bab2Doc/2010-1-00024-AKSI%20Bab%202.doc
Contoh : misalkan perusahaan mendapatkan entry order barang maka langkah pertama yang akan dilakukan yaitu mengecek ketersediaan barang yang dimaksud di warehouse. Yang jadi masalah yaitu apabila barang yang dimaksud tidak memenuhi kebutuhan, maka yang harus dilakukan yaitu melakukan pembelian barang yang dimaksud (entah itu barang berupa material ataupun barang yang sudah jadi) ke vendor penyedia. Kemudian bagian internal perusahaan akan melakukan survey kecocokan terhadap vendor yang dimaksud tentang bagaimana harga, kuailtas produknya. Apabila kedua belah pihak telah menyetujui bahwa transaksi akan mulai berjalan, maka pihak perusahaan memunculkan surat pembelian atau purchase order, yang nantinya akan digunakan sebagai bukti autentik jika perusahaan telah melakukan pembelian barang dari luar yang akan digunakan sewaktu-waktu jika diperlukan.
a. Melakukan pengecekan bada barang yang dikirim oleh supplier
Meliputi : apakah kuantitas barang yang dikirimkan telah benar sesuai dengan purchase order; apakah ada barang rusak yang diterima; dan apakah barang yang diterima sesuai kualitas dan spesifikasinya pemesanan. Penerimaan barang yang tepat akan mempengaruhi ketepatan update atas persediaan dan utang yang harus dibayar. Jika telah benar maka akan diterbitkan

b. Verifikasi kualitas dan kuantitas
yaitu pembuatan receiving report, yang berisi informasi mengeuai pengiriman (tanggal penerimaan, pengirim, supplier, purchase order number), informasi barang diterima (kode barang, deskripsi, jumlah barang), dan informasi mengenai penerima. Setelah itu barang akan dikirimkan ke gudang dan diupdate ke catatan persediaan.
SUMBER`: 2011-1-00031-AKSI BAB 2 FE BINA NUSANTARA & thesis.binus.ac.id/Doc/Bab2Doc/2010-1-00024-AKSI%20Bab%202.doc
Contoh:
Meneruskan dari contoh soal nomor 3, apabila barang yang dimaksud sudah diantarkan oleh pihak vendor ke perusahaan maka yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mengecek kondisi barang dan kualitas barang yang sudah dibeli apakah sesuai , apabila tidak maka aka nada proses lebih lanjut bisa jadi barang akan dikembalika. Jika barang memang sudah sesuai yang dihrapkan maka peran seorang inventory warehouse akan bekerja yaitu dengan mendata barang-barang tadi yang nantinya akan disimpan digudang.
A. Accounts payable department menyetujui tagihan untuk pembayaran
Kewajiban membayar supplier timbul pada saat barang diterima.Tapi pada praktiknya, kebanyakan perusahaan mencatat hutang ketika mereka menerima tagihan/invoice dari supplier. Inti dari tahap ini adalah mengotorisasi bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk barang atau jasa yang sudah benar-benar dipesan dan diterima dengan cara mencocokkan purchase order dengan receiving report. Ada dua cara untuk memproses tagihan pelanggan yaitu:
v  Nonvoucher System
Setiap tagihan yang disetujui diposting ke data masing-masing supplier dalam file utang dan disimpan sebagai open-invoice file dan ketika cek dikeluarkan untuk pembayaran invoice, maka invoice akan dihapus dari open-invoice file dengan ditandai sudah bayar dan akan disimpan dalam paid-invoice file
v  Voucher System
Terdapat sebuah dokumen bernama disbursement voucher, yang merupakan dokumen bukti pengeluaran kas untuk pelunasan utang kepada supplier. Isinya mengenai informasi supplier yang akan dibayar, list  outstanding  invoices,  dan  jumlah  nominal  yang  harus  dibayar setelah dikurangi diskon dan retur. Keuntungan adanya disbursement voucher adalah:
a. Mereka dapat mengurangi jumlah cek yang harus ditulis karena beberapa invoice dapat disatukan dalam satu voucher.
b. Karena disbursement voucher adalah dokumen yang digenerate sehingga dokumennya terurut dan memudahkan penelusuran semua hutang.
c. Voucher  menyediakan  catatan  bahwa  tagihan  pelanggan  telah disetujui untuk pembayaran sehingga memungkinkan pemisahan waktu dari invoice approval sampai dengan waktu invoice payment. Hal ini memudahkan penjadwalan kedua aktivitas untuk meningkatkan efektivitas.
B. Pembayaran Supplier Invoice yang sudah disetujui
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam siklus pengeluaran yaitu pembayaran tagihan yang sudah disetujui, biasanya dilakukan oleh unit kasir dan dibedakan dari divisi pencatatan (pembelian dan utang) dan unit penerimaan barang.
SUMBER`: 2011-1-00031-AKSI BAB 2 FE BINA NUSANTARA & http://jurnalakuntansikeuangan.com
Contoh: Meneruskan dari contoh soal nomor 4 dan sebelumnya. Barang yang sudah diterima tadi akan dilakukan proses pembayaran kepada vendor terkait dan sudah ada perjanjian disebelum pembelian barang tadi bagaimana cara pembayarannya. Apabila pembayaran dilakukan setelah barang datang, maka uang langsung dibayarkan (ditransfer ke rekening vendor). Berbeda lagi dengan cara pembayaran dengan cara hutang. Jika pembayaran dilakukan tidak pada saat itu maka perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan perjanjian dengan pihak vendor, bagaimana dan cara pembayarannya.
Berdasarkan jawaban sebelumnya, silahkan Anda menjawab pertanyaan berikut ini:
Contoh Kasus :
1. Perusahaan mendapatkan entry order barang maka langkah pertama yang akan dilakukan yaitu mengecek ketersediaan barang yang dimaksud di warehouse. Yang jadi masalah yaitu apabila barang yang dimaksud tidak memenuhi kebutuhan, maka yang harus dilakukan yaitu melakukan pembelian barang yang dimaksud (entah itu barang berupa material ataupun barang yang sudah jadi) ke vendor penyedia. Kemudian bagian internal perusahaan akan melakukan survey kecocokan terhadap vendor yang dimaksud tentang bagaimana harga, kuailtas produknya.
2. Apabila kedua belah pihak telah menyetujui bahwa transaksi akan mulai berjalan, maka pihak perusahaan memunculkan surat pembelian atau purchase order, yang nantinya akan digunakan sebagai bukti autentik jika perusahaan telah melakukan pembelian barang dari luar yang akan digunakan sewaktu-waktu jika diperlukan. apabila barang yang dimaksud sudah diantarkan oleh pihak vendor ke perusahaan maka yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mengecek kondisi barang dan kualitas barang yang sudah dibeli apakah sesuai , apabila tidak maka akan ada proses lebih lanjut bisa jadi barang akan dikembalikan. Jika barang memang sudah sesuai yang diharapkan maka peran seorang inventory warehouse akan bekerja yaitu dengan mendata barang-barang tadi yang nantinya akan disimpan digudang.
3. Barang yang sudah diterima tadi akan dilakukan proses pembayaran kepada vendor terkait dan sudah ada perjanjian disebelum pembelian barang tadi bagaimana cara pembayarannya. Apabila pembayaran dilakukan setelah barang datang, maka uang langsung dibayarkan (ditransfer ke rekening vendor). Berbeda lagi dengan cara pembayaran dengan cara hutang. Jika pembayaran dilakukan tidak pada saat itu maka perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan perjanjian dengan pihak vendor, bagaimana dan cara pembayarannya. 











 

10 komentar:

  1. Saya senang mengetahui informasi menarik ini.
    kios nugraha
    deviyudis

    BalasHapus
  2. I like it this really good information
    hammer of thor

    BalasHapus